総務・人事事務って何をする仕事?
総務・人事事務は、会社のなかで人と組織を支える仕事です。書類手続きや社員のサポートなど、縁の下から職場を動かしています。未経験でも挑戦しやすく、20代のキャリアスタートとしても注目されています。この記事では仕事内容からキャリアパスまでまるごと解説します。
総務・人事事務と聞くと、「なんとなく地味そう」「難しそう」と感じる人もいるかもしれません。でも実は、会社が毎日きちんと動くために欠かせない、とても大切な仕事です。
「人と関わる仕事がしたい」「縁の下でチームを支えたい」そんな気持ちを持っている人には、ぴったりの職種かもしれません。この記事では、仕事内容や1日の流れ、未経験からの目指し方まで、丁寧に紹介します。
仕事内容
総務・人事事務は、大きく「総務」と「人事」のふたつに分かれています。会社によっては、このふたつをひとりで担当することもあります。
総務の仕事
総務は、社内のさまざまな「しくみや環境」を整える役割です。
- 備品・消耗品の管理：ボールペンやコピー用紙など、社員が日々使うものを手配・在庫管理する
- 社内外の書類対応：契約書や各種申請書類の作成・整理・ファイリング
- 社内設備のメンテナンス調整：オフィスの机や椅子、複合機などの修理・業者手配
- 来客・電話対応：訪問客の受付や、外部からの問い合わせに対応する
- 社内行事・イベントの準備：社員旅行や懇親会などの段取りを担う
「縁の下の力持ち」という言葉がぴったりで、誰かが困っているときに真っ先に動く存在です。
人事の仕事
人事は、社員に関わる情報や手続きを担う役割です。
- 採用サポート：求人票の更新、応募者への連絡、面接日程の調整など
- 入退社手続き：雇用契約書の作成、社会保険の加入・脱退の手続き
- 勤怠管理：社員の出退勤データを確認・集計する
- 給与計算のサポート：勤務時間のデータをまとめて、給与担当に渡す準備をする
- 研修や教育の補助：新入社員向けの研修資料を準備したり、会場の手配をしたりする
採用から退職まで、社員の「働く一生」に寄り添う仕事とも言えます。
1日の流れ（例）
ここでは、中規模の会社で総務・人事事務を担当する場合の1日の例を紹介します。
| 時間帯 | 主な仕事 |
|---|---|
| 9:00〜 | メールチェック・当日のタスク確認、来客対応 |
| 10:00〜 | 入社予定者への書類送付、雇用契約書の確認 |
| 11:00〜 | 勤怠データの集計・確認作業 |
| 12:00〜 | 昼休み |
| 13:00〜 | 備品発注・在庫チェック、業者との連絡対応 |
| 14:00〜 | 採用応募者へのメール返信・面接日程の調整 |
| 15:00〜 | 社内規程の更新作業や書類整理 |
| 17:00〜 | 翌日の準備・業務日報の記入 |
| 18:00 | 退社 |
1日のなかで「人と関わる場面」と「もくもくと作業する場面」がバランスよく混ざっているのが特徴です。
向いている人
総務・人事事務の仕事は、特定の資格がなくても始められます。それよりも「こういう気質の人」がいきいき活躍しやすいと言われています。
細かいことに気がつける人
書類の記入ミス、手続きの抜け漏れ、期日の管理など、「ちょっとした確認」が積み重なって信頼につながる仕事です。丁寧さを大切にできる人は強みを発揮しやすいです。
人の役に立つことが好きな人
社員から「ありがとう」と言ってもらえる場面が多い仕事です。だれかのために動くことに喜びを感じる人は、毎日のモチベーションを保ちやすいでしょう。
マルチタスク（複数の仕事を同時に進めること）が得意な人
電話対応をしながら書類をまとめる、急な依頼が来ても冷静に対応するなど、複数の業務を並行して進める場面が多くあります。
コミュニケーションを大切にできる人
社内の人はもちろん、社外の業者や採用候補者など、さまざまな立場の人と関わります。相手に合わせた話し方ができると、業務がよりスムーズになります。
秘密を守ることを大切にできる人
人事では社員の給与情報や個人情報を扱います。「人の情報をきちんと守ろう」という意識を持てる人は、信頼される存在になれます。
未経験から目指すには
「事務の経験がないと無理では？」と不安に感じる人もいると思いますが、実際には未経験歓迎の求人も多くあります。
まず必要なのは、基本的なパソコン操作
特別なスキルよりも、ワードやエクセルなどのオフィスソフトを「ふつうに使える」レベルがあると安心です。独学でも習得できますし、パソコン教室や動画学習を使って事前に練習しておくのもおすすめです。
資格は「あると有利」程度でOK
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）や秘書検定といった資格を持っていると、面接でアピールしやすいです。ただし、資格がないと応募できないわけではありません。
人事寄りの仕事に関心があれば、社会保険労務士（社労士）の基礎知識を学んでおくと、仕事に入ってからの理解が早くなります。
アルバイトや派遣で経験を積む方法も
いきなり正社員でなくても、アルバイトや派遣で総務・事務の仕事を経験してから正社員を目指すルートもあります。「まず体験してみたい」という人にはこの方法がスムーズです。
転職エージェントを活用する
未経験からの転職をサポートしてくれる転職エージェント（就職の専門家）を使うと、求人の探し方や面接対策など、ひとりで悩まずに進められます。自分に合った方法を選んでみてください。
キャリアパス
総務・人事事務の経験は、さまざまな方向に広げていけます。ひとつの仕事を極めることも、視野を広げることも、どちらも選べるのが魅力です。
専門性を深める方向
- 人事のスペシャリストへ：採用、労務管理、教育研修など、人事のなかの特定の分野を深堀りしていく
- 社会保険労務士（社労士）の資格取得：労働・社会保険の専門家として、より高度な業務を担う
- 給与計算・労務管理の担当へ：勤怠や給与に特化した専門職として活躍する
幅を広げる方向
- 総務リーダー・マネージャーへ：後輩を育てながら、部門全体をまとめる立場に
- 経営管理・コーポレートスタッフへ：総務・人事の知識を活かして、法務・広報・経理など幅広い管理部門に関わる
- 人事コンサルタントへ：経験を重ねたあと、組織づくりのアドバイザーとして企業を支援する仕事に転身する人も
最初は「書類整理と電話対応だけ」からスタートしても、経験を積むにつれて関われる仕事の範囲がどんどん広がっていきます。
よくある質問
Q. 未経験でも採用してもらえますか？
はい、未経験を歓迎している会社は多くあります。特に20代は「これから育てていきたい」と考える企業が多く、前向きな姿勢と基本的なビジネスマナーがあれば、選考に進める機会はじゅうぶんにあります。
Q. 文系・理系は関係ありますか？
ほとんどの場合、学部や専攻は問われません。必要なのは学歴の種類よりも、「コミュニケーションが取れること」「丁寧に仕事ができること」といった人柄や姿勢です。
Q. どんな会社でも総務・人事事務はありますか？
会社の規模によって呼び方や業務範囲は異なりますが、社員を抱えている会社であれば必ずこの機能が存在します。大企業では専門部署として分かれていることが多く、中小企業では総務・人事・経理をひとりでこなす「何でも屋」的な役割になることもあります。自分に合った規模の会社を探してみましょう。
Q. 在宅勤務（リモートワーク）はできますか？
書類の原本対応や来客対応など、オフィスに出社が必要な業務もあるため、全面的なリモートワークは難しいケースが多いです。ただ、一部の業務をリモートで行える会社も増えてきており、会社によって方針はさまざまです。
Q. 人事と総務、どちらから始めた方がいいですか？
未経験の場合、どちらから始めるかよりも「どんな会社の文化に合うか」の方が大切だと言われています。まずは幅広く経験を積める環境を選ぶと、自分の得意な領域が見えてきます。
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